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第2章 培养品格所需的达人法则（第3页）

下属（小林）：“请等一下，我现在马上传给经理。”

经理：“小林，我现在人就在这里！”

这绝对不是笑话。

原本一定要经历的报告步骤，我认为首先就是口头报告。因为在多次的口头报告中，我们可以学习如何向上司传达这份报告的意义，以及报告时最重视哪些项目。

>>>电子邮件只有文字，有些内容无法明确传达

所谓交流，原本就需要传递与接收双方对信息有共同的认识后才算成立。电子邮件使用文字，对接收的一方而言，他的确可以知道及了解事件，明白发生何事、情况演变成如何等，但事件一定存在着人的想法差异、感受不同、传递方与接收方对事物的掌握度差异和不同等，这些相异点若想透过文字传递，其实是极为困难的一件事。

现在的年轻人非常擅长使用电子邮件，而且使用频率相当高。然而也因为电子邮件如此普及，导致具有生命力的语言交流日趋减少。近在身旁的方便机器，有时却也让我们感觉到它的危险性。

文字陈述的信息终究有其局限性。我相信，一个人的思想、热忱及感情，想要在瞬间传达出去，使用语言或态度等方式表现，将能带来更温暖的接触。希望各位能重视，好好思考一下如何将电子邮件书写的文字妥善转变为口头表达。

使交流沟通更有效率的数字工具，固然应该积极而灵活地运用，但千万别忘了语言交流所能传达的温暖。

电子邮件和纸本信件搭配应用，

将能达到相乘效果

>>>电子邮件表现你的效率，手写信件表达你的热忱

在运用电子邮件这类方便的沟通工具后，更应该善用手写的纸质信件，如此将能达到绝佳的效果。

电子邮件和纸本信件的特征迥异，所以有必要依目的区分使用。如果你希望传达你的感受，手写信件就非常有用。字体漂不漂亮无妨，重要的是你的心意将化为每一个文字、每一句话语，真真切切地传达给对方。

以现代社会来说，我们可以有效地利用电子邮件，传达非常合理的感谢之意，一来速度快，二来效率佳。不过，在这种环境下，手写谢函的相对效力就此产生了。

经由纸质信件传达你的热忱，其效果远比电子邮件高出许多，所以蕴含心意的手写信件始终不会遭到淘汰。手写信件不像电子邮件，它无法轻易被删除，而这一点具有非常重要的意义。正因为它从书写到邮寄的作业，并不像电子邮件般容易，所以更让人想好好地加以保存。手写信件具有此等效果，希望各位一定要好好地利用。

手写信件虽然有它的好处，但毕竟无法如电子邮件般可以重复修改，所以往往让人懒得动手提笔。据我的一位朋友表示，他在亲笔手写信件之前，通常先利用文字处理软件打草稿。也就是说，他先以平时惯用的文字处理软件推敲词句，然后再用笔将内容誊写在信纸上。这种传达心意的方式，只有在数字时代才做得到。

若是较简单的致谢，有时我们也会使用明信片。但因为明信片上没有网格线，当面对一片空白的明信片，很容易令人不由得紧张起来。所以如果能事先准备一些有花纹、有网格线的明信片，临到使用时就相当方便了。

明信片上虽然只能书写短短的几行文字，但如果具有漂亮的样子，将可以在不经意之间传达你的个人特色。

>>>运用双重途径传送讯息，呈现你的诚意

倘若能搭配手写信件和电子邮件一起使用，将能达到双倍效果。比如你想约某人见面，可以同时应用电子邮件与纸质信件，透过双重的信息传送途径，应该更能传达你真挚的心意。

此外，对于曾经见面过的人，假如你想加深彼此的关系，你珍惜与他之间的缘分，两封谢函当然比一封来得有诚意。首先你可以透过电子邮件向对方表达能与他会面的感谢之意，接着再寄出手写信件。在对方回传电子邮件之际，纸本信件也刚好送达，相信对方一定能感受到深切的情意。

不使用高价位的信纸或信封也无妨，平时就备妥钢笔、中性笔及信纸等。书写时想着对方的事，同时将心意灌注在一字一句中，完成礼貌而恭谨的感谢函。设身处地来想，如果你收到蕴含心意的手写信件，相信也会留下深刻的印象。

在利用现代化便捷工具之际，千万也别忘了这一类能表达心意的传统工具。

善用声音来传达你的想法

>>>没有任何表达途径能胜过说话

无论你多么擅长透过电子邮件及纸本信件表情达意，没有任何方式能胜过直接开口说话。将自己的心意传达给对方时，面对面的眼神接触终究是最佳的方法。刚开始可以先打话，让你的谈话内容、口气声调、说话速度、声音表情等各种信息，先行传达给对方。

接下来在进一步的面谈场合里，通过你的言行举止、仪态、笑容等，表达更多的信息给对方。信息越多，代表着你的心情将更容易传达给对方知晓。

最近在我公司开办的管理者教育研习课程里，我要求两位管理者每星期有两天待在家里办公，在此期间禁止使用电子邮件。下属的报告与联络，全都只能透过电话或传真来进行。结果他们有了以下的发现：我变得比以前更注意下属的行为、我变得更认真听下属的报告，更能掌握下属的行动、我觉得明确的指示非常重要。这一切的症结点就在电子邮件上，因为过度依赖电子邮件，使我们意外地忽略了许多事。

>>>只要多尝试几次就没问题，一定要让自己善于表达陈述

年轻一代的人非常擅长写电子邮件，但为了加强沟通与交流的能力，还是必须练习将陈述内容通过语言的方式表达。否则即使能在电子邮件沟通过程中留下好印象，一旦直接对话交流后，如果无法表现自己的喜怒哀乐，感觉就像是戴着面具的人，对方往往会不高兴。

如果习惯于电子邮件的沟通方式，渐渐地在面对面时将难以表达自己的情感，说话方式也是千篇一律，缺乏抑扬顿挫。简单来说，只能靠文字或画面等方式表情达意的人，无法将自己的感情显露于外。在现今的社会里，越来越多的人即使能借文章完美地表现情感，然而一旦改用口头表述，却表现得极为笨拙。

我建议大家，多将想法和感情寄托在声音上，然后细心地配合态度及眼神，来表达自己的情感。如果你有强烈的想法，传达方式就不要选择电子邮件，最好还是透过语言沟通。因此我希望各位能好好学习口语表达的技巧，将你的热忱传递给对方。

至于具体的克服方式，只有透过一次又一次的经验累积才行。纵然你刚开始无法流畅表达，甚至可能遭对方回问：“你到底想说什么？”因此感到丢脸、难过，但你依旧要利用一遍遍的表达过程反复练习。