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167 办公档案与资料管理方法（第1页）

（1）办公档案管理工作流程与标准档案收集→档案鉴定→分类整理→保管维护→档案利用→档案更新→档案销毁

①档案收集鉴定

企业应该根据实际情况，制定归档文件的范围。在归档中应该收集齐全文件的定稿、正本和有关材料，保证档案的完整性。在档案文件的收集过程中，应该确定材料的利用价值。

标准：及时、完整。

②档案保管维护

整理的基本任务是把需要保管的档案进行分类、组织和编目，使其组成完整体系，固定下来。整理后的档案应采取安全保护措施存放，维护档案的完整，延长档案的寿命。

标准：合理、正确。

③档案存档销毁

销毁文件要进行登记，即编制“档案销毁清册”以备查考。它由序号、案卷或文件题名、年代、目录号、卷号或文号、卷内文件数、原保管期限、销毁原因、备注等组成。经鉴定准备销毁的档案应报领导批准，经批准后方可销毁。

销毁档案时，必须指派专人对照“档案销毁清册”检查档案，准确无误的，方可销毁，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章，方算完毕。

（2）资料管理流程与标准

收发文件→整理文件→处理文件→分发文件→收集资料→分类整理→移交文件→归档→提供查阅→定期清理

①处理收发文件

接受外部文件资料和寄出内部文件资料，行政部都要进行整理和处置，对文件资料的内容报上级领导审批，并对收发的文件资料进行分发。在收发过程中一定要保持及时、准确。

②收集分类

行政部人员需定期对文件资料进行收集、分类整理，收集到的资料一定要适用，分类也要明确。

③移交文件

对分类的文件按照要求移交至各部门处理。

④归档

接受整理好的文件资料后，各部门需对其进行编号装订、归档，并要做好资料登记记录。

⑤定期清理

归档后的文件可为员工查询服务，以便急需时用。对于过期的文件也要及时清理。

某控股有限公司的总经理陈大海这几天一直在郁闷，就因为前几天公司资料管理上出现严重的纰漏，行政人员在对文件资料进行电脑收集、分类整理的时候，将所有客户的资料，包括联系方式、地址等全部混淆了。这样无法准确联系客户，也无法将产品准确发往客户所在地。陈大海将公司上下每个员工训斥了遍，决心出台公司档案与资料管理的相关流程和标准，并张贴在公司宣传栏上，以儆效尤。

公司的运行其实也是文件资料的运行，做好档案与资料管理，有利于公司开展良好的业务，并维系内部的稳定。